Business Process Management (BPM)
"Business Process Management" идва от английски, означава "Управление на бизнес
процеси" и представлява най-съвременен бизнес подход, чрез който се цели
по-голяма ефективност на работа в организациите.
Управлението на бизнес процеси е основната идеология на работа на Zeron® V/4.
Дейността на фирмата се разделя на отделни бизнес процеси, като всеки процес има собствена диаграма на задачите, които трябва да се изпълнят.
Всяка задача има своя независима цел но обединени в бизнес процес задачите работят заедно за постигането на целта на целия процес
подобно на блокчетата в конструктурите тип Lego®.
Всяка задача има отговорни служители и краен срок за изпълнение. Всеки оператор има централен екран показващ всички задачи от
всички бизнес процеси, по които той има отговорности, съответно с крайните срокове за изпълнението им.
Задачите се показват на операторите и във вид на работен календар. Управлението на бизнес процесите обхваща не само стандартните
за ERP системата задачи като фактуриране, плащане и т.н. но и типични CRM задачи като телефонни разговори, имейли,
формуляри (попълване на договори и бланки), показване към потребителя на инструкции за работа в реално време и т.н.
Тоест бизнес процесите могат да обхванат всеки един аспект на работата на Вашите служители и съответно по-късно всеки един аспект
от работата на служителите може да бъде проследен: какво са свършили, кога са го свършили, какви решения са взели,
закъснявали ли са извън поставените срокове и още много други.
кликнете на картинката за да видите примерен процес за продажба
Zeron® V/4 подържа диаграмите на бизнес процесите си по стандарта
"Business Process Model and Notation 2.0"® на американската
организация "Object Management Group"®. Това е отворен стандарт, който цели да се постигне унифицирано изобразяване и логика
при работа с бизнес процеси в различните организации. Начинът на изобразяване на диаграмите е създаден така, че да бъде
лесно разбираем от мениджмънта на фирмата и да създаде своеобразен мост в комуникацията между мениджъри и IT специалисти.
Поддържници на стандарта са едни от най-големите корпорации в бранша като IBM®, Microsoft®, SAP® и други.
По време на внедряването ние заедно с Вас ще „нарисуваме” диаграмите на всички процеси, които се изпълняват във Вашата фирма.
По този начин идеите на ръководството за политиката на работа във фирмата ще имат директно графично изразяване.
На всеки процес и всяка задача в него се дават наименования отговарящи на изискванията в съответната фирма.
При изпълнението на процесите системата „разчита” диаграмата на процеса и започва да „раздава” задачи на потребителите според логиката
заложена в диаграмата. Това кара операторите да вършат работата си по точно определен от ръководството начин.
След като някой оператор изпълни определена задача системата автоматично прехвърля следващата задача в календара на евентуалния
друг отговорен служител или група служители. При закъснение изпълнението на определена задача системата автоматично
ескалира процеса до прекия ръководител като по този начин дава възможност на управлението на фирмата да има повече контрол
върху работата на служителите си.
кликнете на картинката за да видите примерен процес за доставка от внос
Цялото изпълнение на бизнес процесите може да бъде проследено и анализирано във времето.
Поддържа се и неограничена йерархична структура на процесите като могат да бъдат дефинирани подпроцеси към всеки бизнес процес.
Работата с бизнес процеси изключително улеснява коректното разработване, внедряване и управление на система по качеството
съгласно ISO (Международни стандарти).
При обикновенните системи потребителят работи като за всяка задча, която трябва да се изпълни той трябва да отвори списък
с най-различни менюта (колкото по-сериозна е системата – толкова по-сложна е „гората” от менюта) и постоянно да взима решение
на кои менюта и в каква последователност трябва да кликне за да отвори прозорците с нужната функционалност за да изпълни задачата.
Да вземем за пример една продажба. В началото на продажбата потребителят на обикновенна ERP система трябва да отиде в групата менюта,
където се намират функциите на програмата за управление отношенията с клиенти.
Там трябва да се кликва за работа със съответните прозорци за телефонни разговори, срещи, писма, имейли и т.н.
След това ако ще има сделка потребителя трябва да се насочи към друга група менюта, където да избере менюто за въвеждане на поръчка за продажба,
след това менюта за стокови изписвания, менюта за фактури за продажба, за осчетоводяване, за отпечатване, вероятно други менюта
за изпращане на отпечатъка на фактурата по имейл до клиента, след това менюта за плащане и така нататък и така нататък.
Цялата тази сложна последователност затруднява потребителите и много усложнява внедряването на системата.
Сложно е и при напускането на служител и назначаването на нов, който трябва наново да заучава последователността от менюта,
които трябва да избира за извършването на всяка задача. При работата с бизнес процеси потребителят не работи с гора от менюта
а избира кой бизнес процес да стартира. Списъкът с бизнес процеси е подготвен предварително по време на внедряването и съдържа
нужната последователност от задачи, които трябва да се изпълнят. Веднъж след като потребителят избере кой бизнес процес ще стартира
софтуерът започва да го превежда през нужните задачи като при приключването на една задача автоматично се стартира следващата.
Също така понятието „сделка” добива друг смисъл в софтуера с управление на бизнес процеси защото всеки стартиран процес
получава номер и под този номер на процес може да бъде проследено цялото движение на задачи по сделката, коя кога и от кой е била изпълнена,
до къде е стигнал процесът в момента а също така и кои от процесите са приключили успешно и кои не.
Ако вземем за пример бизнес процес за намирането на нов клиент то всеки търговец във всеки един момент ще има пред себе си списък
със стартираните процеси за нови клиенти с подробна информация кой нов клиент докъде е стигнал във взаимоотношенията си с търговеца.
След това може да се проследи успешно доведените клиенти какво са закупили и така нататък. Това много по-трудно може да се постигне
със стандартния софтуер със сложните групи от менюта. Също така се отваря възможност за много нови видове справки,
показващи разрези на информацията според това, че всяка изпълнена задача принадлежи към определен процес заедно с абсолютно всички
други задачи, които справки в повечето случаи са недостижими без групиращата и обобщаваща роля на бизнес процесите.
кликнете на картинката за да видите примерен процес за поддръжка на софтуер
Следват някои функции, които ще получите само от софтуер работещ с бизнес процеси и които няма да намерите в обикновенните складови програми и ERP системи:
- По-добра ефективност на работа – вместо с гора от менюта потребителят работи само със списък с процеси.
- По-ясна проследимост на това кой служител върху какво работи в момента и как се справя с поставените срокове.
- Категорично спазване на изисквания от мениджмънта начин на работа във фирмата и точния начин за обслужване на клиентите.
- Възможно най-доброто спазване на изискванията на ISO.
- По-ниски оперативни разходи. По-лесно обучение на потребителите.
- По-добра продуктивност.
- По-добри комуникации. Ясно е кой потребител не си е свършил работата за да може друг да свърши своята.
- По-добро управление на промените.
- Ускоряване на процесите в компанията.
- Задаване и проследяване на сроковете за изпълнение на отделните задачи на служителите. Автоматично сигнализиране на мениджмънта при просрочие.
Това е само малка част от предимствата на системите работещи чрез управление на бизнес процеси.
Има и други BPM системи на пазара но обикновенно BPM и ERP системите са отделни и трудно се интегрират.
Например повечето системи за управление на бизнес процеси след като се нарисува диаграмата на процес и той се стартира и се стигне
например до изпълнението на задача „Фактура за продажба” – на потребителя се съобщава: „Моля въведете Фактура за продажба”
при което съобщение Вашият служител трябва да издаде въпросната фактура в ERP системата.
За други системи пък трябва да се изгради специална връзка между софтуера за управление на бизнес процеси и ERP системата за да може
въпросната фактура да се стартира автоматично, но тези две системи не са реално интегрирани и всяка една от тях си има собствен „живот”,
собствена база данни, отделни справки, права за достъп и роли за потребителите, отделна поддръжка и т.н.
В един момент се получава така, че едни и същи операции Вашите служители могат да въведат както автоматизирано през бизнес процесите
така и ръчно през основната ERP система, което проваля замисъла за контрол върху точното изпълнение на задачите в последователността
и логиката на бизнес процесите. При Zeron® V/4 BPM и ERP възможностите са напълно интегрирани в един продукт,
което рязко го отделя от другите продукти и го слага в една категория с най-мощните конкуренти на пазара но при много по-достъпни цени.