Информираме Ви за действията, които предприемаме в Zeron V/4 във връзка с присъединяването на България към Еврозоната и предстоящото преминаване към евро като национална валута.
Текстът е по-дълъг, защото събира на едно място всички важни въпроси и отговори относно преминаването към евро в Zeron V/4. Можете да го използвате като справочник и да се връщате към отделните раздели при нужда.
Промяна в ценовите листи
В ценовите листи добавихме колона „Нова цена EUR”. В нея се вижда каква ще бъде стойността в евро след конвертирането на базата данни. Първоначално тя е равна на цената в лева, разделена на 1.95583.
При промяна на цената в лева се променя и стойността в „Нова цена EUR”. Обратното обаче не важи — ако редактирате стойността в колоната „Нова цена EUR”, тя не се пренася автоматично в цената в лева.
Целта е преди конвертирането да можете да прегледате как ще изглеждат цените Ви в евро и, ако желаете, да ги нагласите до по-кръгли стойности или по други Ваши критерии.
За да се избегнат случайни промени, системата не допуска разлика между „Цена“ и „Нова цена EUR” по-голяма от 5%.
Прозорец за конвертиране към Евро
Добавихме при влизане във фирмата да се показва прозорец за преминаването към евро. Той съдържа три важни елемента:
- Дата на конвертиране. Това е датата, на която базата данни ще бъде конвертирана към евро. Първоначално тя е 01.01.2026, но можете да я промените с по-късна дата, ако по някаква причина желаете това. Например ако сте счетоводна къща и ще събирате документите за декември до 10ти януари, но няма да въвеждате в евро до тази дата, можете да отложите датата на конверсия на 10.01.2026 (или дори на 25.01.2026).
- Одит на данните. Фирмите, за които са правени софтуерни персонализации и имат в базите си данни индивидуално добавени таблици и полета, трябва да преминат одит от наши специалисти. Те ще подготвят тези индивидуални таблици и колони за конвертиране в евро. Тези фирми ще видят съответния текст в този прозорец.
- Отметка, че базата данни няма да се конвертира към евро.
Има и бази данни, които по някаква причина няма да се конвертират към евро. Тестови бази данни, такива на фирми прекратили дейност и подобни. Тук можете да маркирате, че тази база данни няма да се конвертира към евро.
- Такса за конвертирането.
Показва се точната сума на таксата.
КАКВИ ДЕЙСТВИЯ Е ВАЖНО ДА ПРЕДПРИЕМЕТЕ ВИЕ:
- Не отлагайте заявяването на одит на данните! Ако виждате съобщение, че е необходим одит – ЗАЯВЕТЕ ГО ОЩЕ СЕГА!
Ако в прозореца за конвертиране Ви се показва, че е необходимо да преминете одит, моля, не отлагайте да пуснете Събитие за поддръжка. Там посочете, че заявявате одит, както и задължително уточнете за кои бази данни желаете той да бъде извършен. Важно е да посочите имената на базите данни (не имената на фирмите), така както ги виждате на стартовия екран или долу вляво в основния прозорец, например zdbPetrovOOD.
Имайте предвид, че обслужваме над три хиляди бази данни и екипът ни е под сериозно натоварване при извършването на одитите. Работим по реда на входящите заявки. Моля, не чакайте последния момент!
- Поддържайте версията си на Zeron V/4 актуална.
За фирмите на наши сървъри ние своевременно актуализираме версията на Zeron. Тези от Вас, които използват свои сървъри, моля, актуализирайте версията по-често, поне до 10.01.2026.
- Прегледайте свободното си дисково пространство.
Тези от Вас, които използват собствени сървъри, молим да проверят дали разполагат с достатъчно свободно дисково пространство. Това е важно, тъй като процесът на конвертиране включва създаването на копие на всички Ваши бази данни, които подлежат да конвертиране. Това копие ще остане в лева за счетоводни и исторически цели.
Затова е необходимо да се уверите, че имате достатъчно място, за да се удвои размерът на Вашите бази данни, и след удвояването да останат поне 30% свободни, за да можете да продължите работа нормално.
- Таксата за конвертиране.
Моля, свържете се с Вашия консултант, за да Ви бъде издадена проформа фактура за заплащане на таксата. Точната стойност ще се показва в прозореца за конвертиране към евро.
Как ще премине самият процес на конвертиране на данните. Опитът на други страни и моделите на други ERP системи в България.
Преди да вземем решение какъв да бъде моделът на конвертиране към евро в Zeron V/4, отделихме време да проучим опита на ERP системите в други държави, присъединили се към Еврозоната – Словакия, Словения, Латвия, Литва, Естония, а по-рано и Германия, Нидерландия, Белгия, Испания, Италия, Португалия и др. В крайна сметка се оказа, че моделите не са много.
Няма нито един модел обаче, който да гарантира напълно „безболезнен“ процес – нито за потребителите, нито за екипа на ERP системата. Смяната на национална валута в работеща база данни с голяма история е нещо като да подмениш първия етаж на десететажна сграда, след като хората вече са се нанесли да живеят в нея. Просто няма идеален вариант.
Моделите за конверсия могат да се разделят на четири основни типа:
Модел 1: Без промяна на историческите данни. До един момент в лева, след това – в евро.
Недостатък: завинаги по-трудни комбинирани справки за двата периода и риск от грешки при работа в „грешната“ валута.
Модел 2: Двойни стойности (стара валута + евро) в една база.
Недостатък: значително усложнява отчетността и увеличава възможността за несъответствия.
Модел 3: Пълна ретроконверсия на всички данни в една база.
Недостатък: висок риск от разлики в данъчни документи и при данъчни проверки, както и риск от загуба на оригинални данни.
Модел 4: Архивна база с оригиналните данни + конвертирана основна база (моделът на Zeron ERP).
Запазва всички исторически документи в оригиналния им вид в отделна „левова“ база, а текущата база се конвертира напълно към евро.
Предимства: нулев риск от разминавания при вече подадени ДДС дневници и други декларации; работната база е изцяло в евро, сякаш винаги е била такава. Това се счита за най-сигурният модел според практиките в ЕС.
Това е и моделът, който избрахме за Zeron, защото осигурява най-гладко, най-бързо и най-разбираемо за потребителите преминаване към евро.
Разбира се, съществува и вариант, при който се създава изцяло нова празна база данни с национална валута евро и всичко започва отначало. По подобен начин са принудени да преминат към евро клиентите на много от големите международни ERP системи в България. Тези системи нямат подготвен механизъм за конверсия, съобразен с българските изисквания. Някои дори нямат механизъм за запазване на настройките – необходимо е ръчно копиране на настройките от старата база в новата празна база, след което да се започне въвеждането на данни в евро. Това представлява огромен труд, повторно внедряване, високи разходи за клиентите и загуба на възможността за справки между стар и нов период.
Тази възможност, да започнете с празна база данни и да настроите националната валута на EUR, разбира се, съществува и при нас. Ако по някаква причина желаете да започнете 2026 с нова фирма, без исторически данни, а само да зададете начални салда в евро - можете да изберете и този подход.
Българските ERP системи, за разлика от системите в други европейски държави, показаха голямо разнообразие от подходи – от ясни и разбираеми модели (като нашия, който е много разпространен в ЕС), до изключително сложни и трудно обясними решения. В някои случаи процесът на конверсия трае до 3 месеца, с периодични „чекпоинти“, тоест срещи между клиентите и екипът на ERP системата за ръчно потвърждаване на салда и наличности. Признаваме, че част от тези модели са толкова усложнени и непрозрачни, че дори за нас като професионалисти беше трудно да разберем логиката и нуждата от толкова тежък процес. На моменти изглежда, че сякаш някой е намерил „сложно магическо/гениално“ решение без никакви недостатъци. Но ние проучвахме доста за да изберем и не смятаме, че има такова решение. Има само подходи, които са просто „сложни“ и толкоз, имат си и някакъв недостатък като всички други.
И така, избраният от нас модел:
В деня на конверсията прозорецът „Конвертиране към евро“, който сега се показва при влизане във фирмата с опция за затваряне, ще се появи без възможност за затваряне, докато данните не бъдат напълно конвертирани. В зависимост от големината на базата данни и други особености, конверсията или ще се извърши автоматично, без да е необходимо да натискате бутон, или ще се наложи да натиснете бутона „Конвертирай данните към евро“ и да изчакате процесът да приключи. Ако е била извършена автоматично – при влизане ще Ви се покаже съобщение за това, ако не е – при влизане ще видите бутон „Конвертирай данните в евро“. И в двата случая не е необходимо да правите нищо друго, освен да натиснете бутона „Конвертирай“ (ако има такъв) и да изчакате.
По време на конверсията първо ще бъде създадено копие на сегашната Ви база данни. Данните в това „левово“ копие ще останат напълно непроменени – за исторически справки, счетоводни и данъчни цели.
След това текущата Ви база данни ще премине през процес на конвертиране на всички стойности от лева към евро (чрез разделяне на фиксинга 1.95583), както и смяна на кода на валутата от „ЛВ“ към „EUR“. След конверсията в „Настройки на фирмата“ националната валута ще бъде „EUR“, никъде в данните няма да има код „ЛВ“, а в „Чужди валути“ вече няма да съществува валута „EUR“. Всички валутни курсове по дати за ЛВ/EUR ще бъдат изтрити, а курсовете за всички други валути разделени на фиксинга. Автоматичната нощна задача за изтегляне на курса лева/евро от БНБ също ще спре да работи. Ще бъде изпълнен и конвертиращият софтуерен код, създаден по време на извършения от нашите специалисти одит (където е приложимо), който ще конвертира и Вашите „персонални“ индивидуално създадени функционалности от лева към евро.
В документите и счетоводните записи, където стойностите са въведени само в „ЛВ“, те ще бъдат разделени на 1.95583 и закръглени до 2 знака, валутата ще бъде сменена на „EUR“, а валутният курс ще бъде зададен като „1“.
В документите и счетоводните записи, където стойностите първоначално са въведени в евро и приравнени към лева, стойността в лева (НВ) ще бъде конвертирана обратно в евро по фиксинг, а стойностите в колоните „Стойност чужда валута“ ще бъдат изтрити. Курсът също ще бъде сменен на „1“.
В документите и счетоводните записи, където стойностите първоначално са въведени в друга валута (различна от „ЛВ“ и „EUR“) и след това приравнени към лева, стойността в лева ще бъде разделена на фиксинга, стойността в чужда валута ще остане непроменена, а в полето „Курс“ ще се запише новата стойност на курса според математическия резултат.
Всички останали стойности в системата – търговски и производствени себестойности, сервизни данни, транспортни данни и всякакви числови стойности в лева навсякъде из базата данни – ще бъдат конвертирани в евро.
Стойностите на единични цени, тотали в документи, ДДС декларации, Интрастат декларации и всички данни, които официално се закръгляват до два знака след десетичната запетая, ще бъдат разделени на 1.95583 и закръглени до 2 знака. Всички вътрешни за системата данни, като себестойности и други, които се закръгляват до 7 знака, ще бъдат конвертирани и отново закръглени до 7 знака.
В зависимост от големината и сложността на Вашата база данни процесът ще отнеме различно време. След приключване ще получите съобщение и ще можете да започнете работа вече в евро – така, сякаш винаги досега сте работили в евро.
След многобройни проучвания на различните варианти, опита на други страни, психологическия ефект от тази голяма промяна и множество тестове на различните модели, сме убедени, че това е най-добрият и най-безопасен модел. Разбираме, че в момента всичко може да изглежда необичайно, дори рязко спрямо навиците ни – особено за счетоводителите. Но още в средата на 2026 г., когато вече всички мислим, планираме и сравняваме операции само в евро, този подход ще се окаже най-логичният и удобният.
С известно чувство на сантимент към лева можем да кажем, че само след шест месеца той ще бъде вече в миналото. „Мисленето в лева“ ще е отминало, а ежедневната ни работа ще бъде изцяло в евро. И тогава всяко смесване на евро с левове – дори минимално или историческо – би затруднявало и ERP системи, и счетоводители, и мениджъри.
Особености при работа с историческа левова и работна еврова база.
Всеки възможен модел на конверсия има своите предимства и недостатъци. Както написахме по-горе, няма модел без недостатъци. Съответно, недостатъкът на избрания от нас модел е, че след разделянето на историческата левова и работната еврова база, евентуални корекции в данните преди 01.01.2026 трябва да се извършват в двете бази данни.
Много мислехме как да намалим тази тежест за Вас – нашите потребители. Генерирахме различни идеи за двойни стойности във валути, тествахме ги, провеждахме оперативки на целия екип по 6–7 часа нонстоп… но не успяхме да открием перфектен начин да Ви спестим това двойно въвеждане на данни преди 01.01.2026 след разделянето на базите. Всеки вариант, който разработвахме, добавяше определени улеснения, но създаваше и риск от объркване в данните или супер усложнена работа на интерфейса на Zeron. В крайна сметка преценихме, че този риск не си заслужава и е по-добре двойното въвеждане при добавяне или корекция на данни преди 01.01.2026 да остане.
Редакцията и добавянето на данни преди тази дата се налагат по няколко причини. Например, може да получите фактури за доставка с дата от 2025, но получени по-късно, и да е необходимо да ги въведете в левовата база. Във връзка с годишното счетоводно приключване ще трябва да извършите и съответните операции в левовата база – като приключване на счетоводни сметки и други подобни.
Важно е да не пропуснете да нанесете всички корекции, които правите в левовата база в лева, и абсолютно същите корекции в евровата база но в равностойността им в евро. Това важи и в обратния случай – ако е направена промяна в евро в евровата база за стари данни от 2025, тя трябва да бъде отразена и в левовата, но в левове.
Тази година е специална. Това не е просто дребна промяна. Препоръчваме Ви силно да въведете вътрешни административни правила във Вашите компании, които да намалят нуждата от двойни промени след Нова година. Например, да изпратите писмо до Вашите доставчици с молба всички фактури, издадени към Вас в лева през 2025 г., да бъдат изпратени своевременно преди 31.12.2025. Също така е добре счетоводителите да направят максималното по приключването на счетоводните данни, така че след Нова година да остане минимален брой двойни записи. Основното, което няма как да се избегне, е приключването на счетоводните сметки. То ще бъде след Нова година, но в Zeron е автоматизирано и лесно ще го извършите и в двете бази.
Преходният период – Януари.2026
Както вече всички знаем, ще има едномесечен преходен период, в който търговците ще приемат плащания в брой както в евро, така и в лева. Какво сме предвидили за този период.
Законите не ограничават смесените плащания. Например, нищо не пречи клиентът да плати едновременно в евро, лева, ваучер и с карта. Стига търговец да има таква политика, допустимо е. Затова в продажби на дребно и въвеждане на смесени плащания по документи, ще въведем нов тип плащане – „В брой Лв“. Там ще можете да въведете стойност в лева, а до нея ще стои приравнената стойност в евро - тя ще участва във формирането на общата платена по документа стойност в евро. Във фискалните устройства ще бъде записана само стойност в евро.
По отношение на рестото, законът е доста ясен – първо изцяло в евро, а ако няма достатъчна наличност в евро – изцяло в лева. Затова в Zeron ще се показва по подразбиране „Ресто в евро“, а до него ще има и бутон „Ресто в Лв“. Ако връщате в евро, виждате веднага колко. Ако нямате налично евро, натискате бутона за ресто в лева и връщате в лева.
Информацията колко в евро и колко в лева е получено/платено в брой (платено от клиента или върнато като ресто) ще се записва в базата данни и ще може да се анализира със справки. Но осчетоводяванията на прихода и плащанията ще са само в евро.
За съжаление смятаме, че правилата по отношение на осчетоводяването на плащанията в двете валути в този преходен период, не бяха уточнени достатъчно ясно от институциите. На моменти изглежда, че ако търговец приема плащания в лева, ще трябва да има осчетоводяване освен в евро и в псевдо чужда валута „ЛВ“. Много наши клиенти настояват, че това е задължително. Други пък смятат, че не е задължително.
Нищо в законодателството обаче не указва категоричо. Говори се за „аналитично“ отразяване на левовите плащания, но това „аналитично“ не означава непременно „аналитична сметка в лева“ или запис във валута „ЛВ“ или „BGN” в самия счетоводен запис. За да сме напълно сигурни, изпратихме официално запитване към НАП. Техният отговор можем да Ви предоставим при поискване. Не е напълно ясен. Консултирахме се с одитори – уклончиви отговори. Нещата явно остават като решение на всеки конкретен счетоводител. Съответно и в Zeron ще оставим всеки конкретен счетоводител да решава дали в преходният период ще счита, че в касата има само евро (а левовите банкноти са приравнени по фиксинг) или ще прави осчетоводявания в псевдо чужда валута лева, приравнена към евро. Само молим, ако решите да дефинирате чужда валута за лева, не използвайте нито код „ЛВ“, нито код “BGN”. Защото това ще намали нашите възможности за контрол, „BGN” се използва от фирми, които работят със Zeron в други държави и имат действителна чужда валута „BGN”, както и се използва от някои онлайн магазини в България и ние трябва да знаем онлайн магазинът изпраща данни в “BGN”, защото не е извършил конверсия към евро или това е някаква псевдо чужда валута. Затова молим Ви, ако решите да използвате лева като псевдо чужда валута – използвайте код „BGL”.
Връзки на Zeron с електронни магазини и други външни системи
На 01.01.2026 сървърите на Zeron ще спрат да отговарят на запитвания от електронни магазини и други външни системи, докато съответната база данни не бъде конвертирана в евро. Няма друг вариант, защото след тази дата сървърите ни не могат да приемат поръчки в левове.
Това е нашата част от процеса. Молим Ви обаче Вие да уговорите поведението на съответните външни системи. Те също трябва да бъдат спрени и конвертирани. Нашият режим на временно спиране на комуникацията не цели да бъде ограничителен, а да бъде взаимно договорен и партньорски, така че и двете системи – Zeron и външната система – да спрат за кратко, да се конвертират към евро и след това заедно да продължат работа.
При въпроси или необходимост от координация с външни системи, моля, обърнете се към Вашия консултант.
Разбира се, след конверсията и възстановяването на връзката първото действие, което външната система трябва да извърши, е да изтегли от Zeron новите продажни цени в евро.
Създаване на нововъведения до средата на януари
Молим Ви за разбиране, че до средата на януари нашият екип ще бъде фокусиран изцяло върху преминаването към евро и ще ни бъде затруднено да реализираме по-големи нововъведения по създадени от Вас събития за поддръжка, свързани с индивидуални функционалности.
Вярваме, че заедно ще преминем през предизвикателствата на конверсията плавно, сигурно и организирано.
При въпроси се обръщайте към Вашия консултант.
